不要等到收到NOI之后再弥补，现在正是审查 I-9 表格的时机

2026年3月16日，美国移民与海关执法局（ICE）更新了规则，显著改变了其对I-9表格违规情形的认定标准。表面看，这似乎只是技术层面的调整；但对雇主而言，其现实影响十分明确：

过去可能仅被视为轻微文书错误的问题，如今可能直接引发处罚。

如果您的机构近期尚未开展 I-9 内部审查，那么现在就应当采取行动。保证赶在收到检查通知（Notice of Inspection, NOI）之前，消除所有合规风险。

什么是 I-9表格？

根据 1986 年《移民改革与控制法》（Immigration Reform and Control Act of 1986, IRCA），雇主必须为所有于 1986 年 11 月 6 日之后入职的员工填写 Form I-9，以核验员工的以下两项内容：

• 身份

• 在美国合法工作的资格

  
  

雇主应当履行以下义务：

• 确保员工在入职首日或之前完成第 1 部分（Section 1）；

• 在员工入职后三个工作日内完成第 2 部分（Section 2）；

• 妥善保存相关表格，并确保填写准确完整。

  
  

即便看似细微的错误，例如：遗漏日期、栏目填写不完整，或身份证明文件信息记录不当，都可能带来合规风险。

新规带来了变化？

长期以来，许多 I-9 填写错误一直被归类为“技术性”违规，雇主通常可以在不受处罚的情况下限期更正。

ICE 此次更新规则后，这一可纠正的范围已明显收窄。

如今，许多错误被认定为实质性违规，其后果包括：

• 可能被立即处以罚款

• 事后无法补救

实质性违规的常见情形

根据更新后的认定框架，以下情形更有可能被视为实质性违规：

• 第 1 部分缺少必填信息，例如出生日期，或在适用情况下缺少社会安全号码；

• 员工声明或签名日期缺失，或填写不完整；

• 未正确完成第 2 部分，包括：

  • 缺少 A、B 或 C 类文件信息；

  • 缺少入职日期；

  • 雇主认证部分填写不完整。

从实务角度看：

只要关键栏目缺失或填写不完整，该表格就可能被认定为不合规。

那么，“技术性”错误还存在吗？

部分错误仍可能被视为技术性问题，例如：

• 某些轻微遗漏

• 范围有限的格式或文书性错误。

但这一范围已经明显缩小，雇主不应该再依赖“日后仍可修改补救”的假设来处理 I-9 表格的合规事务。

为什么这比以往任何时候都更重要？

近年来，ICE 的执法力度持续上升，而此次更新指引也反映出整体合规要求正变得更严格。

这意味着，雇主面临的将是：

• 更高的金钱处罚风险；

• 更小的补救空间；

• 审计或检查过程中更高的合规压力。

更关键的是：

一旦收到检查通知（NOI），企业可用于修正问题的空间将极为有限。

雇主通常需要在三个工作日内提交 I-9 表。

届时，如被认定存在实质性违规，往往已经面临罚款。

雇主应该立刻开展关于I-9表格的合规检查

内部审查是控制风险最有效的方式之一。

通过主动审查 I-9 表，企业可以：

• 发现并纠正本可补救的技术性错误

• 确保全体员工的表格处理标准一致

• 完善内部流程

• 加强对入职办理及合规负责人员的培训

相比较而言，如果等到收到 NOI 后再应对，企业将处于非常被动的位置，几乎没有足够空间修正错误。

而在提交之前进行内部审查，意味着主动掌控；收到 NOI，则意味着失去主动权。

雇主可以采取哪些实际措施？

为了降低风险、强化合规，雇主可考虑采取以下措施：

• 开展全面的内部 I-9 审查。对现有表格及依法留存的历史表格进行全面核查，确认其准确性与完整性。

• 与有经验的法律顾问合作，纠正 I-9 错误必须遵循适当程序；处理不当，可能引发新的违规问题。

• 审视入职流程，确保人力资源人员充分理解完成时限要求及文件审查规则。

• 评估电子 I-9 系统，确认系统符合美国国土安全部（DHS）的相关要求，包括审计追踪和数据安全标准。

• 定期开展培训，持续性的培训有助于避免同类错误反复发生。

结语

I-9 表格的合规性始终十分重要；而如今，容错空间正不断缩小。

摆在雇主面前的问题，已经不是 I-9 表是否会被审查，而是谁先审查：是企业自己，还是执法机构。

如果您的机构近期尚未开展相关审查，现在就是行动的时候。不要等到 ICE 替您“发现问题”，因为到时候将无法弥补

© Becky Fu von Trapp, Esq. 版权所有。

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